E-Rechnungs-Pflicht: Was Handwerksbetriebe jetzt tun müssen.
Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen — und sie betrifft jeden Handwerksbetrieb, der Rechnungen an andere Firmen schreibt oder von Lieferanten bekommt. Das Wichtigste vorweg: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format — in Deutschland üblich sind XRechnung (eine reine Datendatei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten). Ein eingescanntes Papier oder ein einfaches PDF aus Word erfüllt die Anforderungen nicht.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfang ist Pflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. |
| Bis Ende 2026 | Übergangsfrist für den Versand: Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen sind noch erlaubt. |
| Ab 01.01.2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. |
| Ab 01.01.2028 | Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen. |
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C) sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Was das praktisch für Ihren Betrieb heißt
- Empfang sicherstellen: Sie brauchen einen Weg, XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien zu öffnen, zu prüfen und revisionssicher abzulegen — ein E-Mail-Postfach allein reicht organisatorisch meist nicht.
- Abläufe regeln: Wer prüft eingehende E-Rechnungen? Wo werden sie abgelegt? Wie kommen sie zum Steuerberater? Genau hier entsteht im Alltag der Mehraufwand — oder eben nicht.
- Versand vorbereiten: Moderne Rechnungsprogramme (z. B. Lexware, sevdesk) können E-Rechnungen bereits erstellen. Prüfen Sie, ob Ihre Version das kann, bevor 2027/2028 Druck entsteht.
Der Teil, den man automatisieren kann
Das eigentliche Problem der E-Rechnung ist nicht das Format — es ist die Handarbeit drumherum: Dateien aus dem Postfach fischen, prüfen, umbenennen, ablegen, weiterleiten. Genau diese Schritte lassen sich vollständig automatisieren: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen, korrekt abgelegt und für den Steuerberater bereitgestellt — ohne dass jemand abtippt.
E-Rechnungen automatisch verarbeiten
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